Manuel des procédures

Téléphone:

       1/ Principales règles du téléphone

(cf. feuille annexe pour formules types d’utilisation du téléphone).

* Ne pas laisser sonner plus de 3 fois

* Se présenter : « CABINET XY, Prénom, Bonjour »

* Mettre poliment l’interlocuteur en attente, soit pour vérifier si la personne demandée est présente, soit si une autre ligne sonne

* Vérifier l’agenda de la personne concernée avant de formuler une réponse pour le client

* Ne pas dire au client que la personne demandée est en réunion ou en congés

* Les collaborateurs appellent directement leurs numéros de téléphone ; les secrétaires n’interviennent que pour des raisons diplomatiques

* Les collaborateurs donnent au secrétariat des consignes dans le cas où ils ne désirent pas prendre de communications ; sinon tous les appels doivent leur être transmis s’ils sont présents.

L’attention de chaque intervenant est attirée sur le secret professionnel…

En dehors des heures de travail, ne pas répondre au téléphone.

* Tout appel téléphonique, en l’absence de la personne concernée, doit faire l’objet d’une inscription sur la messagerie DIACLIENT.

ENVOI D’UN MESSAGE

La personne qui a reçu l’appel téléphonique doit impérativement envoyer un message si le collaborateur est absent ou en rendez-vous au bureau.

2) Pour envoyer un message :

Sur DIACLIENT, choisir le client désiré (bouton petites jumelles),

- cliquer sur le bouton « F3 Création d’un évènement »

- Choisir le destinataire

- Renseigner les rubriques « type évènement » et « action »

- Inscrire le message dans l’encadré « description »

- Cliquer sur l’enveloppe « envoi d’un message au destinataire »

- Un message « évènement réglé oui ou non » s’affiche, toujours répondre « non »

- cliquer sur le bouton « envoyer » puis OK.

3/ Visualisation des messages :

Tous les jours, à 8 heures et à 14 heures, chaque collaborateur doit impérativement consulter ses messages et également lorsqu’ils rentre de rendez-vous.

Pour consulter les messages :

Sur DIACLIENT :

- Choisir le menu « Messages »

- Puis Messages reçus.

Les messages concernant un client se trouvent dans la liste des évènements du dossier.

Fermeture Cabinet/Alarme

Notre cabinet n’est pas un moulin et l’accès à nos bureaux doit nous permettre de respecter les règles de confidentialité et de nous prémunir contre les vols en tous genres.

On ferme le cabinet à midi à double tour ainsi que le soir après 18h.

Chaque soir à 18h, on ferme les volets roulants, on ferme la porte à double tour.

LE SOIR Si on est le dernier à partir : Mettre l’alarme, taper le code

On a 20 secondes pour partir

L’alarme est enclenchée quand A et B sont allumés en rouge.

Fermer la porte à double tour et fermer le portillon.

Reliure :

Mettre une baguette (situé dans tiroir relieuse), faire coïncider le petit trou de la baguette avec le clou de la relieuse

Pour trouer : PUNCH (ne pas mettre trop de feuilles en même temps)

Mettre les broches (situées dans meuble blanc du secrétariat)

Descendre la baguette GESTETNER VELOBIND 270+

Pour fixer la baguette : BIND

Attendre la sonnerie pour relever la baguette

Télécopieur :

Tout envoi de télécopie doit être accompagné d’une feuille d’envoi renseignée par l’émetteur et visée par la Direction (cf. feuille annexe).

Les fax suivent la même procédure que le courrier départ, ils sont signés par la Direction à 11h50 et à 14h30 et sont passés par les secrétaires. Lorsqu’un collaborateur fait viser un fax par la Direction en dehors de ces heures, il le passe lui-même.

Facturer le fax envoyé au client concerné sur le cahier de frais FAX.

Utilisation du fax

Cette utilisation est réservée au secrétariat dans le cadre d’une procédure spécialisée, les fax ne doivent pas être envoyés au nom du cabinet en dehors de cette procédure sécurisée

AUTRES :

On pourra utilement s’inspirer du guide « ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : PROCEDURES A L’USAGE DU CREATEUR D’ENTREPRISE »

téléchargeable sur : http://www.entreprisecreation.com/content/manueldesprocedures.doc