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Manuel des
procédures
COURRIERS RECUS – COURRIERS EXPEDIES MELS RECUS – MELS EXPEDIES
Nous devons pouvoir justifier des courriers reçus comme des courriers expédiés ainsi que des mels arrivés et des mels expédies, une bonne gestion du courrier suppose une traçabilité de l’ensemble des correspondances.
* Courrier Arrivée :
Chaque jour, une secrétaire va chercher le courrier à la Poste. La boîte aux lettres est ouverte en début de chaque journée. Dès l’arrivée du courrier, celui-ci est trié et enregistré.
Le courrier arrivé est enregistré dans un fichier « courriers arrivés » sur EXCEL. Un document est créé chaque semaine (SEMAINE.. du …. Au….).
La secrétaire n’ouvre pas les courriers en provenance des organismes bancaires, fiscaux et sociaux concernant le cabinet ainsi que ceux en provenance de XXXXX.
Apposer sur les courriers destinés à la Direction ou aux collaborateurs le tampon dateur avec les initiales de la Direction et éventuellement les initiales du collaborateur concerné.
Les factures sont à vérifier, dater ; apposer sur celles qui ne sont pas en prélèvement automatique le tampon « Bon à payer ». Apposer également sur la facture le tampon dateur avec les initiales de la Direction et celles de la personne ayant vérifié la facture. Joindre au dos de la facture les bons de livraison correspondants.
Les plis remis dans la journée par les clients, au secrétariat, suivent la procédure du courrier du lendemain.
Les différentes documentations sont scannées sur DIACLIENT. Elles sont conservées et classées rapidement par un collaborateur dans la bibliothèque.
RECEPTION DES COMPTES ANNUELS Lorsqu’on reçoit les comptes annuels des clients on enlève leur reliure On scanne le bilan sous la Directory XXXXXX Mais seulement les éléments suivants de l’administration fiscale: BILAN ACTIF BILAN PASSIF COMPTE DE RESULTAT ANNEXE (pas le sommaire) ATTENTION !! Il faut que ce soit net, et droit !!! Appeler le nom : BC+nom client+Date Puis scanner Une fois scanné, faire suivre les comptes annuels au collaborateur en charge du dossier
* Fax :
Les fax reçus concernant le cabinet : gérer l’urgence, hors l’urgence le fax suit la procédure du courrier du lendemain
* Courrier départ :
Toute remise de documents à un client ou à un tiers doit faire l’objet d’un bordereau d’envoi, sur papier à en tête, daté et signé par le collaborateur et un associé membre de l’équipe de direction.
Rédaction L’accès à DIACLIENT se fait de la façon suivante : - Double-clique sur l’icône DIACLIENT, - Taper son mot de passe. - Dossier clients : ils sont identifiés par un numéro à 6 chiffres (06XXXX) Pour sélectionner le client désiré, il faut utiliser les petites jumelles. L’accès au traitement de texte se fait en utilisant l’onglet « Documents » sur la fiche dossier du client. Sur DIACLIENT existent tous les modèles de courriers (ex. : ENVOI DOCUMENTS, COURRIER, ENVOI RAPPORTS…). Pour créer un nouveau document dans le dossier du client, il faut impérativement se servir du modèle et le générer dans le dossier sans oublier de cliquer sur le numéro de chrono si le courrier est à notre en-tête. Chaque courrier doit porter des références : numéro du client (numéro à quatre chiffres), initiales du frappeur. Une double signature doit figurer sur chaque courrier : à gauche, la signature du responsable du dossier (première personne à viser le courrier), à droite la signature de la Direction.
EN AUCUN CAS, IL NE DOIT Y AVOIR DEUX SIGNATURES POUR ORDRE. Les lettres de mission sont toujours visées par le commissaire aux comptes signataire : YYYYYYYYY Commissaire aux comptes Président ZZZZZZZZZZZ Commissaire aux comptes directeur général
Expédition
Au moment de l’expédition du courrier, les courriers sur entête sont photocopiés en jaune (classement dans le dossier du client) et en vert (classement chronologique). Les courriers faits sur l’entête du client (cas de certaines circularisassions) sont photocopiés uniquement en blanc et il ne doit pas y avoir de numéro de chrono.
Les courriers à expédier sont à déposer dans la corbeille «courrier à signer ». La signature du courrier se fait, la première vers 11h50 et la dernière vers 14h30 au plus tard.
TOUT COURRIER EXPEDIE EST ENREGISTRE dans un fichier EXCEL avec un document créé chaque semaine, classé par entité. Le courrier est déposé chaque jour à la Poste (généralement vers 16 heures). Les frais d’affranchissement sont à imputer sur le dossier du client avec le code 950 . Le dernier jour ouvrable de chaque mois, totaliser la fiche mensuelle de dépôt (machine à affranchir), y apposer le tampon de la machine avec une empreinte à zéro et la remettre à La Poste. Les recommandés et la fiche mensuelle de dépôt sont à remettre au guichet. Mails arrivés
Les mels reçus ne sont pas imprimés, ils sont transférés systématiquement en copie à Monsieur YYYY Président, et suivant les clients, les messages sont envoyés au collaborateur concerné. Une fois transféré, le message est classé dans le dossier du client sous DIA clients, éléments reçus.
Mails départ
UN MAIL EST TOUJOURS ENVOYE APRES ACCORD DU MEMBRE DE L’EQUIPE DE DIRECTION, en général le commissaire aux comptes signataire du dossier
Transférer le message en attente dans la boite envoi Cliquer sur EXTERNE Ecrire l’adresse du destinataire Enlever en début de frappe : Original message jusqu’à objet Corriger les fautes d’orthographe éventuelles Rajouter à chaque fin de mail les mentions obligatoires pré-paramétrées dans le l’outil de messagerie (Nom du Cabinet – RCS- Adresse - Tel et Fax – ainsi que les règles de confidentialités)
Cliquer sur Outils – Demander une confirmation de lecture Envoyer en cliquant sur @ « enveloppe » Voulez vous le supprimer ? NON Cliquer sur boîte envoi Cliquer sur envoyer/recevoir Classer les mails (même procédure que ceux reçus)
c) Envoi à partir de DIA Clients
Cliquer sur « enveloppe+trombone » MAIL EXTERNE Valider Ecrire le mail Même procédure que pour un envoi classique.
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