Manuel des procédures

TEMPS PASSE - FACTURATION

Nous veillons à avoir une comptabilité précise des temps passés nous permettant par ailleurs de justifier de nos diligences : nos temps sont suivis sur notre logiciel de gestion des temps.

Budget - temps passé

Il convient de préciser que (article R823-15 du code de commerce) le montant de la vacation horaire est fixé d’un commun accord entre le ou les commissaires aux comptes et la personne contrôlée, préalablement à l’exercice de la mission.

L’article R 823- 14 du code de commerce permet de majorer ou minorer le nombre d’heures normalement nécessaires à la réalisation du programme de travail

Les demandes de dérogation sont à faire en début de mandat et sont reconduites tacitement les exercices suivants, sauf si les conditions d'exécution de la mission ont été sensiblement modifiées.

Dans le cas d'un nouveau mandat,   celle-ci  est à faire lors de la phase préalable permettant de déterminer le budget (article R 823 - 14 du code commerce).

En tout état de cause, notre rémunération doit rester en rapport avec l’importance des diligences à mettre en œuvre, compte tenu de la taille, de la nature et de la complexité des activités de la personne dont les comptes sont certifiés, et sans disproportion qui pourrait porter atteinte à notre indépendance. Nous ne pouvons accepter un niveau d’honoraires qui risque de compromettre la qualité de nos travaux.

Une disproportion entre le montant des honoraires perçus et l’importance des diligences à accomplir affecte notre indépendance et notre objectivité (art 31 du code de déontologie).

Nous ne saurions accepter de rémunération pour des prestations autres que celles entrant dans les diligences directement liées à sa mission de commissaire aux comptes (article 25 de la directive européenne 2006/43/CE et article 32 du code de déontologie).

Nous ne saurions accepter aucune forme de rémunération proportionnelle ou conditionnelle (article 25 de la directive européenne 2006/43/CE et art 33 du code de déontologie).

Le budget d’honoraires et les conditions de facturation sont mentionnés dans nos lettres de mission conformément aux dispositions du §09 de la norme d’exercice professionnel relative à la lettre de mission du commissaire aux comptes homologuée par arrêté du garde des sceaux du 14 décembre 2005.

Nos frais de déplacements et de séjour engagés dans l’exercice de nos fonctions sont remboursés par la personne, sur justification.

Les associations sont sorties du barème depuis 2005, nous veillons donc pour celles-ci à avoir un niveau d’honoraires en rapport avec l’importance des diligences à mettre en œuvre, compte tenu de la taille, de la nature et de la complexité des activités de l’association concernée, et ce dans le respect des dispositions de l’article 31 du code de déontologie.

 COMPTABILITE CLIENTS

Il convient de noter que conformément aux dispositions de l’article R 823-10 nous devons tenir « une comptabilité spéciale de l'ensemble des rémunérations. Cette comptabilité fait ressortir pour chaque personne ou entité contrôlée le montant des sommes reçues en distinguant les honoraires, le remboursement des frais de déplacement et de séjour et la rémunération pour les activités professionnelles à l'étranger. »

1/ Factures Clients

Chaque début de mois, ou trimestriellement les clients sont facturés, conformément au plan de facturation établi d’après la lettre de mission.

Le classement des duplicatas est effectué comme suit…

2/ Prélèvements Automatiques

Les prélèvements des clients sont effectués le 20 de chaque mois sur le site Internet de notre banque, les prélèvements doivent être effectués 7 jours ouvrés avant la date du prélèvement. Il est important donc de prévoir un délai d’environ 10 jours pour que les prélèvements s’effectuent à la date du 20.

3/ Lettre de relance

Les lettres de relance sont éditées sur demande de la Direction, elles ne sont éditées qu’en de rares occasions, en effet il n’y a que 3 raisons pour lesquelles un client ne paie pas à l’échéance prévue :

·        Il ne peut pas payer

·        Il ne veut pas payer

·        Il a oublié de payer

Donc on doit s’assurer dès le retard constaté de la raison précise du retard, le troisième motif peut rapidement être régularisé, le second ne devrait pas exister si la lettre de mission est revenue signée et si nous en avons respecté les termes, quant au premier motif il doit nous amener dans la plupart des cas à déclencher la procédure d’alerte.

TOUT RETARD DE PAIEMENT CONSTATE ENTRAINERA UNE RELANCE TELEPHONIQUE POUR SAVOIR CE QUI SE PASSE[1]

PROCEDURE EN CAS DE CONTESTATION DES HONORAIRES

Si le client conteste les honoraires il faut saisir le président de la compagnie régionale en application de l'Article R823-18 du code de commerce « En cas de désaccord entre le ou les commissaires aux comptes et les dirigeants de la personne ou de l'entité contrôlée sur le montant de la rémunération, le président de la compagnie régionale, saisi par écrit par la
partie intéressée, s'efforce de concilier les parties.
   Lorsque les commissaires aux comptes sont inscrits auprès de compagnies régionales distinctes, la tentative de conciliation est conduite par le président de la compagnie régionale qui a été saisi le premier.
   A défaut d'une conciliation intervenue dans le mois de la demande, la partie la plus diligente dispose, à l'expiration de ce délai, d'un délai de quinze jours pour saisir du litige la chambre régionale de discipline par lettre recommandée avec demande d'avis de réception adressée au président de cette chambre.
   Le secrétaire de la chambre cite les parties à comparaître devant la chambre régionale quinze jours au moins avant l'audience par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
   Le secrétaire notifie la décision de la chambre aux intéressés par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.»

Les contestations d'honoraires seront plus facilement recevables si une lettre de mission a été établie et  retournée avec le visa des dirigeant de l'entité pour accord préalablement à l'exécution de la mission.

A noter : Honoraires - Règlement judiciaire - Créance privilégiée

Les honoraires d'un commissaire aux comptes d'une société en règlement judiciaire, constituent une créance privilégiée.

(Trib. com. Béthune, 4 février 1981) Bull. CNCC n° 44 p. 477