Manuel des procédures 2007-2008 LE DOSSIER PERMANENT PRINCIPES : Le dossier permanent constitue la base de données du client, celle-ci constituée dans un ordre logique va permettre de classer de manière rationnelle l’ensemble des éléments, qui de ce fait seront aisément accessibles.Cette base de données ainsi constituée permet de mener à bien la mission que le client nous a confiée. C’est à la fois un outil : - d'information - de synthèse - de contrôle qui a pour vocation de faciliter le travail de tous en permettant un accès rapide aux données et le partage des responsabilités entre tous les intervenants du cabinet
Le dossier permanent collecte toutes les informations sur l’Entreprise nécessaires pour intervenir avec un maximum d’efficacité. Par la pertinence de ces informations, il permet, au démarrage de la mission d’avoir une vue d’ensemble de l’entreprise, de ses spécificités comptables, juridiques, fiscales et sociales, d’en relever les forces et les faiblesses. En fonction de ceux-ci, nous pourrons orienter efficacement notre mission.
Le dossier permanent ne doit contenir que les éléments utiles et ne contenir que les documents essentiels. Les synthèses contenues dans le dossier doivent être les plus pertinentes possibles, et donc rédigées avec soin.
Le dossier permanent constituant une base de données fiable et vérifiées par les collaborateurs, il sera utilisable en interaction avec le dossier annuel.
CONTENU Les éléments les plus caractéristiques du contenu de ces dossiers sont les suivants : DOSSIER PERMANENT - fiche signalétique de l'entité ; - bref historique de l'entité ; - organigrammes ; - personnes ayant pouvoir pour engager l'entité ; - chiffres clés des comptes annuels des derniers exercices ; - notes sur l'organisation, le secteur d'activité, la production, le cadre légal et réglementaire dans lequel l'entité exerce ses activités, etc. ; - statuts ; - procès-verbaux des conseils d'administration et des assemblées générales ; - liste des associés ou actionnaires ; - structure juridique du groupe ; - contrats, assurances. »
CLASSEMENT Lors de chaque visite, le dossier (classeur excel DP) devra toujours être emmené chez le client. La mise à jour s'effectue : - chez le client pour actualiser les renseignements reçus ou pour collecter les nouveaux. - au Cabinet pour certaines fiches en fonction des documents reçus. Lorsqu'il est demandé la copie d'un document, celle-ci après lecture fera l'objet d'une consignation de sa synthèse sur la fiche du Dossier permanent concernée, cette copie scannérisée sera référencée comme la page du DP qu’elle concerne et lien hypertexte sera créé vers cette feuille à partir de la consignation de sa synthèse décrite ci-dessus. Classement des pièces et documents récupérés : Dès qu'un document concerne le Dossier, il doit être scanné et indexé. Afin de permettre à tout un chacun de classer les pièces et les documents au bon endroit, et que tous les intervenants indexent de la même façon les documents, il est apparu nécessaire de créer un répertoire alphabétique des rubriques de classement (deuxième feuille du classeur DP).
Tous les éléments d’identification du client correspondent à une espèce de curriculum vitae dont la lecture permet à toute personne ne connaissant pas l'Entreprise, d'avoir une vue synthétique de ses principales caractéristiques fiscales, comptables, juridiques ou sociales. En deuxième utilisation, cette rubrique doit permettre de trouver à tout instant un renseignement utilisé pendant l'exécution de la mission, que ce soit le numéro d'identification SIR ou tout autre numéro ou adresse fréquemment utilisés. Par ce fait, il est indispensable de noter avec précision les renseignements demandés dans les différentes rubriques.
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